Nieuws

Alphen aan den Rijn -

Schoonmaakbedrijven sturen hun medewerkers naar de locatie van hun opdrachtgevers om daar werkzaamheden uit te voeren. Als een schoonmaakbedrijf zijn zaken niet op orde heeft, loopt de opdrachtgever (of in geval van onderaanneming de hoofdaannemer) het risico aansprakelijk gesteld te worden voor de fouten van het schoonmaakbedrijf/onderaannemer. Dit gebeurt dan op basis van de Wet Ketenaansprakelijkheid.

De NEN 4400, die integraal onderdeel uitmaakt van het OSB-Keurmerk, probeert de risico’s voor de opdrachtgever zoveel mogelijk te beperken.

OSB-Keurmerk
Hieronder een toelichting op de drie delen waar het OSB-Keurmerk uit bestaat:

1. De NEN 4400-1 norm; NEN 4400-1 is een nationale norm. Deze norm stelt eisen aan in Nederland gevestigde (onder)aannemers van werk over de afdracht van belastingen en sociale premies en het gerechtigd zijn van medewerkers tot het verrichten van arbeid in Nederland. Het doel van de norm is het beperken van het risico voor opdrachtgevers op verhaal en boetes van de Belastingdienst, de Arbeidsinspectie en andere overheidsinstanties.

2. De Code Verantwoordelijk Marktgedrag; de doelstelling van de code is onder andere de verbetering van de kwaliteit van de gehele sector, maar ook de verbetering van de arbeidsomstandigheden van het personeel.

3. Specifieke OSB-eisen die onder andere betrekking hebben op de communicatie met medewerkers, kwaliteitsborging van werkzaamheden, het beschikken over een adequate aansprakelijkheidsverzekering en het naleven van de CAO.

a. De onderneming moet als juridische entiteit voldoende identificeerbaar zijn. Er wordt gekeken naar de inschrijving in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel(komen activiteiten overeen met de doelomschrijving), de concernverhoudingen en naar identificeerbaarheid van de onderneming door middel van een loonheffingnummer en het omzetbelastingnummer bij de Belastingdienst en (indien van toepassing) een g-rekening.

b. Het voeren van een adequate administratie. Er dient volgens vastgelegde administratieve procedures worden gewerkt en de loon- en financiële administratie moet 7 jaar worden bewaard.

c. Het voeren van een adequate personeelsadministratie. Er wordt gecontroleerd of de in- en uitdiensttredingen juist, volledig en tijdig worden geregistreerd en worden vastgelegd in de personeelsadministratie. Het schoonmaakbedrijf moet onder andere kunnen aantonen dat:

- De identiteit van de werknemer aan de hand van een geldig en authentiek ID-bewijs is gecontroleerd en een kopie van het ID-bewijs in de administratie is opgenomen;
- Gecontroleerd wordt of buitenlandse werknemers gerechtigd zijn om in Nederland te werken;
- Met alle werknemers een schriftelijke arbeidsovereenkomst is aangegaan;
- Personeelsmutaties tijdig worden doorgegeven aan de belastingdienst en de opdrachtgever.
- Personeelsdossiers moeten tot 5 jaar na uitdiensttreding worden bewaard.

d. Het voeren van een adequate loonadministratie. Het bedrijf moet waarborgen dat er sprake is van een adequate loonadministratie met juiste vermelding van zaken als parameters (premiepercentages, belastingtabellen en reserveringspercentages) en persoonsgebonden gegevens (naam, adres, woonplaats, geboortedatum, sofinummer, loon en overige vergoedingen). Tevens moet er sprake zijn van een juiste, volledige en tijdige urenregistratie van de werknemers evenals verlofregistratie. Ook moet er sprake zijn van een adequate aangifteadministratie wat betreft aangifte loonbelasting en aangifte sociale verzekeringspremies.

e. Het voeren van een adequate financiële administratie. Het OSB-lid moet waarborgen dat zij een adequate financiële administratie voert, door aan te tonen dat de loonheffingen volledig en tijdig worden afgedragen, de verwerking van de loonjournaalpost(en) in de financiële administratie juist, volledig en tijdig wordt uitgevoerd. Er wordt een juiste, volledige en tijdige omzetadministratie gevoerd en aangifte en afdracht van omzetbelasting gebeuren tijdig en volledig.

f. Algemene eisen in specifieke situaties In het kader van de ketenaansprakelijkheid dienen onderaannemers bij voorkeur ook te voldoen aan de NEN 4400. Dit betekent dat werk bij voorkeur uitbesteed wordt aan onderaannemers die ook NEN 4400 gecertificeerd zijn. Maximaal 50% van de eigen omzet mag uitbesteed worden aan onderaannemers die niet NEN 4400 gecertificeerd zijn. Als werk uitbesteed wordt aan niet NEN 4400 gecertificeerde ondernemingen, dan mag dit per onderaannemer maximaal 5% zijn van de totale omzet van de hoofdaannemer over de laatste 12 maanden.

Binnenkort zullen deze normpercentages verlaagd worden tot respectievelijk 25% en 2,5%. Voor OSB leden komt er een overgangsregeling om ook onderaannemers in staat te stellen aan de NEN normering te voldoen.Het uitbesteden van werk aan ZZP-ers is toegestaan, indien aan een aantal voorwaarden wordt voldaan, waaronder:

- De ZZP-er beschikt over een VAR-wuo of VAR-dga;
- Het werk wordt schriftelijk vastgelegd;
- De onderneming stelt de identiteit van de ZZP-er vast (conform eigen werknemers).